Thanh Hoá: Thúc đẩy sử dụng hợp đồng điện tử trong doanh nghiệp

Thực tế cho thấy, sử dụng hợp đồng điện tử (HĐĐT) đang rất phổ biến trong doanh nghiệp (DN). Lý do bởi hợp đồng này có nhiều ưu việt, thuận lợi cho DN hoạt động sản xuất, kinh doanh, phát triển thị trường toàn cầu.

Các đại biểu tham dự hội nghị.

Tính ưu việt của hợp đồng điện tử

Tính đến cuối năm 2024, số lượng DN nhỏ và vừa  của tỉnh Thanh Hoá khoảng hơn 20.000 DN, chiếm tỷ lệ 90% tổng số DN. Có thể thấy vai trò của DN nhỏ và vừa ngày càng trở nên quan trọng trong nền kinh tế. Hỗ trợ các DN nhỏ và vừa trên địa bàn thực hiện chuyển đổi số, trong đó có việc sử dụng HĐĐT trong thương mại nhằm tối ưu hóa hoạt động, nâng cao năng lực và lợi thế cạnh tranh, tạo ra các giá trị mới cho doanh nghiệp. Nhờ vậy, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, góp phần phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh.

Để thúc đẩy sử dụng HĐĐT trong DN, sáng 21/3, Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Thanh Hoá phối hợp với Sở Công Thương, Hiệp hội Doanh nghiệp DN tỉnh và các DN cung cấp dịch vụ tổ chức hội nghị “Nền tảng HĐĐT và các giải pháp nâng cao chỉ số DN sử dụng HĐĐT”.

Ông Đỗ Hữu Quyết, Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Thanh Hoá phát biểu khai mạc.

Phát biểu khai mạc hội nghị, ông Đỗ Hữu Quyết, Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh nhấn mạnh: “Chuyển đổi số thông qua sự phát triển mạnh mẽ của các nền tảng trực tuyến đã làm thay đổi các phương thức quản lý, điều hành, sản xuất kinh doanh, mua bán online, thanh toán không dùng tiền mặt... Trong bối cảnh đó, chuyển đổi số là một trong những giải pháp hỗ trợ DN thích ứng với hoàn cảnh mới. Đây vừa là nhu cầu, vừa là xu hướng tất yếu, khách quan giúp DN nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển”.

Hội nghị “Nền tảng HĐĐT và các giải pháp nâng cao chỉ số DN sử dụng HĐĐT” sẽ tiếp tục thông tin đến DN các giải pháp, định hướng, chủ trương, chính sách của Trung ương và của tỉnh về chuyển đổi số trong DN nói chung và thúc đẩy nền tảng HĐĐT nói riêng, từ đó hướng đến một cái nhìn toàn diện, rõ nét hơn về chuyển đổi số, giúp DN nhỏ và vừa nắm bắt được những công nghệ mới, rút ra được những kinh nghiệm từ những bài học thực tế để hướng tới chuyển đổi số thành công.

Ông Lê Đức Anh, Giám đốc Trung tâm Tin học và Công nghệ Số - Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số - Bộ Công Thương phát biểu.

Tại hội nghị, các đại biểu được ông Lê Đức Anh, Giám đốc Trung tâm Tin học và Công nghệ Số - Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số - Bộ Công Thương cùng các chuyên gia đại diện các DN nền tảng số trình bày các nội dung cơ bản, hết sức quan trọng liên quan đến vấn đề HĐĐT; Hành lang pháp lý về ký kết HĐĐT; Thực tiễn triển khai trong và ngoài nước, những lợi ích khi sử dụng HĐĐT …..

Ông Đỗ Thế Công, Giám đốc Trung tâm chữ ký số và HĐĐT của Tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam trả lời câu hỏi của DN.

Diễn giả Đỗ Thế Công, Giám đốc Trung tâm chữ ký số và HĐĐT của Tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam (VNPT) giới thiệu tổng quan các giải pháp chuyển đổi số phục vụ xây dựng chính quyền số, chuyển đổi số DN và các giải pháp đẩy mạnh HĐĐT và dịch vụ chữ ký số cho DN.

Nhiều DN tham gia hội nghị đều cho rằng: Hiện nay, do nhu cầu kết nối giao lưu diễn ra mạnh mẽ. Thị trường trong nước và một số nước, khu vực như: Nhật Bản, Mỹ, Trung Quốc, EU… đã trở thành quen thuộc với nhiều DN Thanh Hoá. Để tạo thuận lợi cho việc sản xuất, xuất khẩu hàng hóa, các DN thường xuyên phải thực hiện các HĐĐT với khách hàng. 

Đối với hợp đồng giấy phải đợi giám đốc hoặc lãnh đạo có mặt để ký trình; với HĐĐT, lãnh đạo đơn vị, DN không phải đến trụ sở, đi công tác hay ở bất cứ đâu vẫn có thể phê duyệt, ký kết hợp đồng giao dịch trên các thiết bị điện tử như: Máy tính, điện thoại thông minh, laptop,… Vì thế, so với hợp đồng giấy, mỗi HĐĐT có thể tiết kiệm được từ vài chục đến cả trăm triệu đồng, bao gồm tiền giấy, đi lại, ăn, nghỉ, đón tiếp khách…

Phát biểu tại hội nghị, ông Đới Sỹ Nam, Phó Chủ tịch kiêm Tổng Thư ký Hiệp hội DN tỉnh Thanh Hoá khẳng định: HĐĐT ngày càng được nhiều DN lựa chọn là xu thế tất yếu. Bởi nó mang lại nhiều lợi ích hơn so với hợp đồng truyền thống. Cụ thể, ngoài tiết kiệm chi phí, thời gian, công sức, tối ưu lợi nhuận, HĐĐT còn có ưu điểm là linh hoạt, minh bạch, tạo môi trường điều hành chuyên nghiệp, tạo thuận lợi cho DN hoạt động sản xuất, kinh doanh, phát triển thị trường. 

Các điều khoản, nội dung giao dịch đều được xác lập trên hợp đồng online, công khai với các bên; lịch sử chỉnh sửa, cập nhật nội dung được lưu lại, các bên tham gia giao dịch đều có thể xem chi tiết. Vì thế nếu xảy ra tranh chấp giữa các bên tham gia giao dịch thì việc giải quyết sẽ kịp thời, thuận lợi hơn. 

Ngoài ra, thực hiện các giao dịch thương mại bằng HĐĐT còn giải quyết các rào cản về địa lý, dịch bệnh, thời tiết, góp phần thúc đẩy phát triển giao thương trong nước và quốc tế; tạo thuận lợi cho việc lưu trữ khoa học, giúp việc tìm kiếm nhanh hơn. Đặc biệt, khi thực hiện giao dịch bằng HĐĐT, các bên thứ ba như: Ngân hàng, các tổ chức, cơ quan quản lý nhà nước có thể dễ dàng xác minh giá trị bản gốc của hợp đồng, hạn chế chứng từ giả, chứng từ khống, tránh thất thu thuế.

Giải pháp nâng cao chỉ số DN sử dụng HĐĐT

Các đại biểu tham dự hội nghị cũng đã thảo luận, đặt câu hỏi tương tác với các diễn giả nhằm giải đáp những băn khoăn, vướng mắc về HĐĐT; trao đổi các thuận lợi, khó khăn trong quá trình triển khai, từ đó xây dựng các giải pháp, lộ trình sử dụng cho phù hợp với mô hình hoạt động của DN.

Nội dung thảo luận tập trung vào các vấn đề như chi phí, công nghệ, trách nhiệm pháp lý của nhà cung cấp đối với dịch vụ cung cấp chữ ký số HĐĐT; quy định cụ thể về sử dụng HĐĐT và việc bảo đảm tính báo cáo thống kê; thủ tục chứng thực hợp đồng; các giải pháp truyền thông đẩy mạnh ứng dụng hợp đồng số tới DN; địa chỉ truy cập để kiểm chứng, tra cứu các thông tin liên quan tới hành lang pháp lý của HĐĐT, danh mục các đơn vị chứng thực HĐĐT; quy định về công chứng HĐĐT; phương thức chuyển đổi thông điệp dữ liệu từ hợp đồng giấy sang HĐĐT.

Đại diện UBND thị xã Nghi Sơn đặt câu hỏi.

Cụ thể, đại biểu huyện Quảng Xương nêu ý kiến: “Huyện có khoảng hơn 700 DN, chủ yếu là DN nhỏ và siêu nhỏ. Khi sử dụng HĐĐT rất bất cập ở chỗ, 1 năm họ chỉ phát sinh từ 1 đến 2 hợp đồng. Vì vậy họ đăng kí để cung cấp hợp đồng trả phí cho cả năm là rất lãng phí. Hơn nữa chúng tôi là những người làm báo cáo là phải có hồ sơ minh chứng. Vậy chúng tôi tích hợp số liệu ở đâu, ai sẽ là đơn vị chủ trì để xác nhận số liệu”?

Liên quan đến nội dung này, đại diện DN VNPT cho biết, giá trị pháp lý và trách nhiệm của nhà cung cấp trên 1 HĐĐT là trong suốt thời gian hợp đồng có hiệu lực và cả sau khi hợp đồng đã hết. Nếu có sự tranh chấp hoặc bất kỳ sự phát sinh nào với hợp đồng, nhà cung cấp phải có trách nhiệm cung cấp bằng chứng, số liệu.

Các diễn giả phân tích thêm: Chúng ta cần hiểu khái niệm 100% DN sử dụng HĐĐT chứ không phải DN sử dụng HĐĐT 100%. Một DN chỉ dụng HĐĐT với 1 giao dịch nào đó chứ không bắt buộc ngay lập tức mọi giao dịch đều phải sử dụng HĐĐT. Vậy DN có thể sử dụng HĐĐT với những giao dịch thông thường còn với những hợp đồng kí giữa DN với nhau có thể làm sau. Chính phủ cũng không bắt buộc ngay lập tức DN phải sử dụng HĐĐT.

Đại diện DN tại buổi thảo luận cũng nêu lên các băn khoăn, vướng mắc như: Văn phòng công chứng các cấp UBND xã, phường có thể tra cứu HĐĐT được không? Vì DN làm hồ sơ dự thầu, đấu thầu sẽ phải có bản phô tô công chứng các bản hợp đồng để làm hồ sơ. Nếu các nơi này không tra cứu được họ sẽ không công nhận hợp đồng? Nếu 2 DN đã kí kết xong HĐĐT mà phát hiện có sai sót, hai bên tiến hành khắc phục như thế nào? Với các hệ thống ngân hàng chỉ dùng mạng nội bộ, việc truy cập vào các website ngoài hệ thống là không được. Các HĐĐT của DN vẫn phải tự in trên hệ thống thành văn bản giấy bởi ngân hàng vẫn cần bản giấy để sao lưu. Vậy có cách nào khắc phục vấn đề trên?

Đại biểu tham gia thảo luận.

Trả lời ý kiến thảo luận về đơn vị xã, phường có tra cứu HĐĐT cho DN được không, ông Lê Đức Anh - Giám đốc Trung tâm Tin học và Công nghệ Số - Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số - Bộ Công Thương cho biết: “Hiện nay chúng tôi đang phối hợp chặt chẽ với cục soạn thảo. Sau khi luật công chứng có hiệu lực, những công chứng viên của các đơn vị có thể công chứng số để xác minh những chứng từ có liên quan. Khi đó, chúng tôi sẽ có văn bản để các đơn vị có căn cứ để thực hiện chứng thực HĐĐT tại cơ sở”.

Về việc DN vẫn phải in HĐĐT khi giao dịch với ngân hàng, ông Lê Đức Anh trả lời: “Chúng tôi đã làm việc với một số ngân hàng và có ký kết. Do đó họ sẽ chấp nhận giải ngân cho những HĐĐT có chứng thực của Bộ công thương cung cấp cho ngân hàng. Khi đó DN không cần hợp đồng giấy, hoặc in ra. Thời gian sắp tới các ngân hàng sẽ lần lượt có công bố chấp nhận HĐĐT”.

Thảo luận vấn đề lỗi sai sót khi kí HĐĐT, đại diện DN VNPT chia sẻ, DN khắc phục bằng cách lập biên bản chấm dứt hợp đồng  để thay thế hợp đồng khác; hoặc lập 1 hợp đồng mới có điều khoản thay thế hợp đồng cũ; hoặc lập phụ lục điều chỉnh, bổ sung hợp đồng trước. Nhà cung cấp đã cung cấp đầy đủ tính năng này trên hợp đồng điện tử cho các DN.

Hội nghị “Nền tảng HĐĐT và các giải pháp nâng cao chỉ số DN sử dụng HĐĐT” diễn ra sôi nổi, đạt hiệu quả cao, các DN hào hứng tham gia thảo luận. Nhiều vấn đề cần trao đổi thêm đã được DN chủ động gửi văn bản đến các đơn vị có liên quan để tiếp tục được giải đáp.

Giám đốc kinh doanh VNPT Thanh Hoá- Lê Thọ Sỹ phát biểu cam kết về cung cấp giải pháp chuyển đổi số nói chung và hợp đồng điện tử nói riêng.

Để triển khai có hiệu quả nhiệm vụ chuyển đổi số và việc sử dụng HĐĐT cho các DN trên địa bàn tỉnh Thanh Hoá trong thời gian tới, cần có sự phối hợp của các bên liên quan. Các huyện, thị xã, thành phố tiếp tục tổ chức tuyên truyền, phổ biến những lợi ích và thúc đẩy việc sử dụng HĐĐT trong DN. Trung tâm Tin học và Công nghệ Số - Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số - Bộ Công Thương tiếp tục quan tâm, hỗ trợ tỉnh Thanh Hóa triển khai các giải pháp thúc đẩy chuyển đổi số nói chung và HĐĐT nói riêng cho DN một cách hiệu quả, thiết thực, phù hợp với điều kiện thực tế của địa phương. Tập đoàn VNPT, các doanh nghiệp nền tảng tiếp tục hỗ trợ các DNNVV của tỉnh trong quá trình chuyển đổi số, thúc đẩy phát triển nền tảng HĐĐT.

Bên cạnh đó, các DN cũng cần chủ động phối hợp với các nhà cung cấp có các phần mềm, giải pháp công nghệ để được tư vấn, hướng dẫn, hỗ trợ ứng dụng CNTT, chuyển đổi số trong doanh nghiệp mình cho phù hợp với điều kiện thức tế, hiệu quả trong hoạt động. Uu tiên lựa chọn các nền tảng đã được Bộ TT&TT công bố để ứng dụng, chuyển đổi số trong DN.

Nguồn: doanhnghiephoinhap.vn