Câu chuyện Chuyển đổi số: Cơ sở dữ liệu và hệ thống quản lý trực tuyến về tuyển sinh vào lớp 10 THPT tỉnh Thanh Hóa

Mỗi năm tỉnh Thanh Hóa có gần 40.000 học sinh dự thi tuyển sinh vào lớp 10 trung học phổ thông (THPT) chuyên, THPT dân tộc nội trú và các trường THPT trên địa bàn tỉnh. Trong đó việc quản lý kỳ thi bao gồm từ khâu quản lý hồ sơ đăng ký dự thi, quản lý tổ chức thi, quản lý tổ chức xét tuyển, tổ chức xét tuyển, công bố kết quả, kết xuất kết quả thi,… chủ yếu là dùng các phương pháp thủ công, truyền thống.

Ở một số khâu tuy đã có sử dụng một số phần mềm nhưng chủ yếu là các phần mềm đơn lẻ, rời rạc, chạy offline,… chỉ đáp ứng được một số công đoạn cụ thể nào đó, không có khả năng kết nối liên thông dữ liệu với các hệ thống phần mềm khác, đặc biệt là không đáp ứng được yêu cầu xét tuyển (thí sinh có nhiều nguyện vọng khác nhau tại các trường THPT khác nhau) theo quy định của ngành giáo dục Thanh Hóa.

Việc xây dựng một cơ sở dữ liệu (CSDL) quản lý công tác tuyển sinh vào lớp 10 THPT cũng như là một hệ thống phần mềm quản lý trực tuyến công tác tuyển sinh đảm bảo công bằng, khách quan, công khai, minh bạch, tiện lợi, tiết kiệm,… có ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc hình thành các công dân số, tạo lập nền tảng cho chính phủ số, kinh tế số và xã hội số.

Sau 5 năm xây dựng và triển khai (từ năm học 2018- 2019) CSDL và hệ thống quản lý trực tuyến tuyển sinh vào lớp 10 THPT tỉnh Thanh Hóa đến nay, CSDL về tuyển sinh vào lớp 10 đã sẵn sàng cho việc kết nối, chia sẻ với khoảng 200.000 hồ sơ. Hệ thống phần mềm đã được triển khai qua 5 kỳ thi với hơn 700 nghìn lượt truy cập khai thác của các đơn vị trong và ngoài ngành giáo dục cũng như là của phụ huynh và học sinh. Hệ thống đã khẳng định đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của kỳ thi như: đảm bảo chính xác, công bằng, khách quan, minh bạch, nhanh chóng, kịp thời, tiện lợi, tiết kiệm chi phí và công sức,… đảm bảo kết nối được với các hệ thống đã đang và sẽ triển khai.

Cách làm và hiệu quả mang lại

Xuất phát từ nhu cầu của ngành giáo dục cũng như là của phụ huynh và học sinh, lãnh đạo Sở giáo dục xác định đây là một nhiệm vụ cấp bách cần phải thực hiện. Từ đó Sở đã thành lập ban xây dựng và phát triển hệ thống, đưa nội dung nghiên cứu và phát triển hệ thống thành đề tài khoa học và đã được ủy ban nhân tỉnh Thanh Hóa phê duyệt.

CSDL và hệ thống quản lý trực tuyến về công tác tuyển sinh vào lớp 10 THPT tỉnh Thanh Hóa là một hệ thống phần mềm được xây dựng với các nhóm chức năng: nhóm chức năng Hệ thống, gồm các nhóm chức năng quản lý hệ thống chung ; nhóm chức năng Danh mục, gồm các chức năng quản lý các danh mục dùng chung cho hệ thống; nhóm chức năng Khởi tạo kỳ thi, gồm các nhóm chức năng cho phép khởi tạo các thông tin liên quan đến kỳ thi; nhóm chức năng Hồ sơ dự thi, gồm các nhóm chức năng quản lý hồ sơ, dữ liệu cho nghiệp vụ tổ chức thi; nhóm chức năng Hồ sơ kết quả, gồm các nhóm chức năng cho phép quản lý và khai thác dữ liệu thi để xét tuyển, trích xuất hồ sơ, dữ liệu để kết nối với hệ thống quản lý khác; nhóm chức năng Tra cứu, gồm các nhóm chức năng phục vụ việc tra cứu dữ liệu; nhóm chức năng Quản trị, gồm các nhóm chức năng quản trị người dùng; nhóm chức năng Hướng dẫn sử dụng, gồm các nhóm chức năng hỗ trợ người sử dụng.
Với mỗi chức năng cụ thể tùy theo chức năng nhiệm vụ của tài khoản tương ứng được cấp mà hệ thống cho phép thực hiện chức năng tương ứng tại một thời điểm nhất định đảm bảo đúng quy định về chức năng nhiệm vụ của đối tượng được cấp tài khoản trong quy trình quản lý và tổ chức kỳ thi.

CSDL và hệ thống quản lý trực tuyến về công tác tuyển sinh vào lớp 10 THPT tỉnh Thanh Hóa đã đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của một hệ thống tuyển sinh như: đảm bảo chính xác, công bằng, khách quan, công khai, minh bạch, nhanh chóng kịp thời,… 

Việc xây dựng, phát triển hệ thống được sử dụng từ nguồn lực tại chỗ của Sở Giáo dục nên chi phí thấp. Tổng chi phí xây dựng và triển khai khoảng 1,2 tỷ đồng. Việc triển khai hệ thống không mất thời gian, kinh phí để đào tạo và vận hành hệ thống. Hơn nữa trong quá trình vận hành việc chỉnh sửa, nâng cấp,… để đáp ứng nhu cầu thay đổi của thực tế được thực hiện dễ dàng, thuận lợi, nhanh chóng. Hiệu quả mà hệ thống mang lại là rất lớn như: đã giảm thiểu thời gian và chi phí của cơ quan quản lý giáo dục cũng như là phụ huynh và học sinh khi phải thực hiện các thống kê, kết xuất, báo cáo, in ấn, tra cứu kết quả… Đặc biệt, hệ thống giúp tình hình chính trị- xã hội ổn định do đảm bảo chính xác, công bằng, khách quan, công khai minh bạch giúp phụ huynh và học sinh cập nhật thông tin và kết quả nhanh chóng kịp thời.

CSDL và hệ thống đã được triển khai từ năm học 2018- 2019 đến nay với khoảng 200.000 hồ sơ quản lý và hơn 700 nghìn lượt truy cập, được gần 800 cơ sở giáo dục và quản lý giáo dục THCS, THPT trong tỉnh đánh giá cao, sử dụng và khai thác hiệu quả.

Bài học kinh nghiệm

Trong việc xây dựng và phát triển phần mềm chuyển đổi số cần phải lấy nhu cầu bức thiết của người dân (cụ thể ở đây là phụ huynh và học sinh) làm trung tâm và bắt buộc, kèm theo đó phải quan tâm đến cán bộ, công chức, viên chức. Nếu hệ thống ứng dụng mà gây khó khăn cho cán bộ, công chức, viên chức như thế việc chuyển đổi số sẽ không đạt yêu cầu, chậm tiến độ. Do đó, ngay từ đầu Sở Giáo dục đã xác định rõ cần một hệ thống dùng chung cho cả cán bộ công chức, viên chức, phụ huynh và học sinh, cần đảm bảo lợi ích của cơ quan quản lý giáo dục và người dân một cách hài hòa.

Cần sự vào cuộc và chỉ đạo xuyên suốt, nhất quán từ khối đảng, đoàn thể và khối chính quyền, để việc triển khai ứng dụng hệ thống vào thực tiễn là nhiệm vụ của toàn hệ thống chính trị và là nhu cầu bức thiết chứ không phải chỉ của cơ quan nhà nước.

Hệ thống phục vụ cơ quan quản lý và người dân nên phải đáp ứng được các yêu cầu của cơ quan quản lý giáo dục cũng như là yêu cầu của phụ huynh và học sinh một cách chính xác, nhanh chóng, kịp thời và đặc biệt là dễ dàng sử dụng. Một số kinh nghiệm cụ thể khi xây dựng và phát triển hệ thống:

- Thiết kế hệ thống cần đảm bảo tính linh hoạt: Hệ thống cần đáp ứng được các yêu cầu thay đổi của thực tế nên phải thiết kế sao cho có tính linh hoạt cao, có thể thích nghi với các thay đổi trong tương lai.

- Đảm bảo tính bảo mật: Hệ thống tuyển sinh là một hệ thống quan trọng và chứa nhiều thông tin nhạy cảm về kỳ thi cũng như là thông tin thí sinh. Vì vậy, tính bảo mật của hệ thống là vô cùng quan trọng, cần được đảm bảo trong suốt quá trình phát triển và vận hành.

- Tích hợp các công nghệ mới: Khi xây dựng hệ thống, cần phải sử dụng nhiều công nghệ mới để đáp ứng các yêu cầu của người dùng. Việc tích hợp các công nghệ mới sẽ giúp hệ thống hoạt động hiệu quả hơn và có thể đáp ứng được nhiều yêu cầu khác nhau.

- Đưa ra hướng dẫn sử dụng rõ ràng: Để giúp người sử dụng có thể sử dụng một cách dễ dàng và hiệu quả, hệ thống cần được thiết kế gần gũi, dễ sử dụng, có hướng dẫn sử dụng rõ ràng, chi tiết và đầy đủ.

- Quản lý dữ liệu hiệu quả: Hệ thống tuyển sinh chứa rất nhiều thông tin, vì vậy việc quản lý dữ liệu hiệu quả là vô cùng quan trọng. Chúng ta cần có các quy trình quản lý dữ liệu chặt chẽ để đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của dữ liệu.

Khuyến nghị, định hướng phát triển, nhân rộng bài học

Hệ thống tuyển sinh vào lớp 10 Trung học phổ thông tỉnh Thanh Hóa giúp cải thiện quy trình tuyển sinh và tạo ra nhiều lợi ích cho các bên liên quan, bao gồm giảm thiểu thủ tục thủ công, tăng tính chính xác và độ tin cậy của dữ liệu, tăng tính minh bạch và minh chứng, giảm thiểu thời gian xử lý và tăng tính hiệu quả.

Bài học nhân rộng từ hệ thống cần có một số khuyến nghị và định hướng phát triển như sau:

- Nâng cao tính đa dạng và linh hoạt của hệ thống: Nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng và thay đổi hàng ngày của người sử dụng, cần tiếp phát triển thêm các tính năng mới đáp ứng theo nhóm người dùng khác nhau, bao gồm các thí sinh, phụ huynh, các cơ sở giáo dục, và đặc biệt là các đơn vị quản lý tuyển sinh.

- Nâng cao tính an toàn và bảo mật: Với việc lưu trữ và xử lý các thông tin nhạy cảm về các thí sinh và các hồ sơ pháp lý của công tác tuyển sinh, tính an toàn và bảo mật của hệ thống là rất quan trọng. Cần tiếp tục nâng cao các biện pháp đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu, mã hóa dữ liệu, và giám sát hoạt động của người dùng.

- Nâng cao tính sẵn sàng và độ tin cậy: Hệ thống phải luôn sẵn sàng và đáp ứng được nhu cầu của người dùng. Do đó, cần phát triển các tính năng tự động hóa để giảm thiểu thời gian xử lý và giảm thiểu rủi ro của con người trong quá trình sử dụng hệ thống.

- Phát triển các công cụ mở rộng và tích hợp với các hệ thống khác: Để tăng tính ứng dụng của hệ thống, cần tiếp tục phát triển các tính năng tích hợp và kết nối với các hệ thống khác trong thực tế.

Tác giả: Dương Đình Sĩ
Phòng Giáo dục Trung học, Sở GD&ĐT Thanh Hóa